Un fallecimiento suele pillar a las familias y a los allegados completamente desprevenidos. Además de la carga emocional, en poco tiempo hay que llevar a cabo numerosos trámites organizativos y jurídicos. Muchos plazos están estrictamente regulados por ley, y los descuidos pueden tener consecuencias jurídicas o económicas considerables. Esta guía explica las medidas más importantes en orden cronológico, aclara los documentos que suelen confundirse y señala los errores típicos que en la práctica pueden resultar especialmente costosos.
Las primeras horas: lo que hay que hacer de inmediato
Avisar al médico: expedición del certificado médico de defunción
Si una persona fallece en casa, debe avisarse sin demora al médico de cabecera o al servicio médico de guardia. En residencias o en hospitales, de ello se encarga el médico de guardia. Este expide el certificado médico de defunción, que coloquialmente se suele denominar «Totenschein».
Este documento es la base imprescindible para todos los pasos posteriores. Sin el certificado médico de defunción no pueden realizarse ni la inscripción en el registro civil (Standesamt) ni el entierro ni los posteriores trámites sucesorios. El certificado consta de una parte confidencial para la autoridad sanitaria y de una parte no confidencial para los demás trámites administrativos. Por regla general, los familiares no tienen que ocuparse ellos mismos del contenido, ya que la expedición suele producirse en pocas horas.
Contratar una empresa funeraria
En cuanto se disponga del certificado médico de defunción, debería contratarse una empresa funeraria. Una funeraria profesional se encarga de numerosas tareas organizativas y descarga considerablemente a la familia. Entre ellas figuran, en particular, la comunicación del fallecimiento al registro civil, la solicitud de los certificados de defunción, la organización del funeral y del entierro, así como la coordinación con el cementerio, la iglesia, la caja del seguro de enfermedad y otros organismos.
Es importante tener en cuenta que las diferencias de precio entre las distintas empresas funerarias pueden ser considerables. No es raro encontrar diferencias de varios miles de euros por servicios comparables. Por ello, es recomendable pedir, si es posible, dos o tres presupuestos. Si ya existe un contrato de previsión funeraria o una carpeta de emergencia con los deseos del fallecido, la organización se facilita considerablemente.
Asegurar documentos importantes, pero con precaución
Ya en las primeras horas deberían revisarse y reunirse los documentos esenciales:
- documento de identidad y pasaporte del fallecido
- libro de familia, partida de nacimiento y, en su caso, certificado de matrimonio
- pólizas de seguro, en particular seguros de vida, de accidentes o de decesos
- testamento, pacto sucesorio, poder preventivo y documento de instrucciones previas
- documentación bancaria, tarjetas bancarias y, en su caso, carpetas de emergencia
No obstante, es importante que los documentos permanezcan por el momento en la vivienda y que no se «pongan a salvo» precipitadamente. Y es que llevarse bienes de la herencia puede, en determinadas circunstancias, interpretarse ya como una aceptación tácita de la herencia. Esto puede resultar problemático si el caudal hereditario está sobreendeudado.
Los primeros días tras el fallecimiento
Comunicar el fallecimiento al registro civil
El fallecimiento debe comunicarse al registro civil competente a más tardar el tercer día hábil después de la muerte. En la práctica, de ello se encarga a menudo la funeraria. A continuación, el registro civil expide el certificado de defunción (Sterbeurkunde).
El certificado de defunción es el documento oficial central con el que los familiares acreditan su legitimación ante bancos, aseguradoras, autoridades o el seguro de pensiones. Es recomendable solicitar al menos entre siete y diez originales, ya que muchos organismos no aceptan copias. Los pedidos posteriores generan costes adicionales y suelen requerir varios días de tramitación.
Entregar el testamento en el tribunal sucesorio
Quien encuentre o posea un testamento del fallecido está obligado por ley a entregarlo sin demora en el tribunal sucesorio (Nachlassgericht) competente. Esta obligación existe con independencia de que uno mismo sea heredero o haya podido ser desheredado.
El testamento no puede abrirse, retenerse ni destruirse. Su ocultación o destrucción puede incluso ser constitutiva de delito. Una vez recibido, el tribunal sucesorio abre el testamento e informa a los interesados. Sobre todo en el caso de testamentos notariales, el acta judicial de apertura suele bastar más adelante como prueba de la condición de heredero.
Informar a los organismos importantes
Durante la primera semana deberían informarse por escrito, en particular, los siguientes organismos:
- caja del seguro de enfermedad
- seguro de pensiones o mutualidad profesional (Versorgungswerk)
- empleador del fallecido
Las viudas o los viudos pueden tener derecho, en determinadas circunstancias, al denominado «trimestre de defunción» (Sterbevierteljahr), durante el cual se sigue abonando la pensión íntegra del fallecido durante tres meses. Este derecho debe solicitarse activamente.
Organizar el entierro
Los plazos legales para el entierro varían según el estado federado y suelen situarse entre cuatro y diez días. La forma de sepelio deseada se rige, en principio, por la voluntad documentada o presunta del fallecido.
Las primeras semanas: plazos importantes que hay que respetar
El plazo de seis semanas para repudiar la herencia
Quien se convierte en heredero legal o testamentario dispone, en principio, de seis semanas para repudiar la herencia. El plazo comienza en cuanto se tiene conocimiento de la sucesión y de la propia condición de heredero.
Si se deja transcurrir el plazo, la herencia se considera aceptada automáticamente. Esto significa también que, en principio, se responde de todas las deudas de la herencia con el propio patrimonio. Por ello, debería comprobarse con antelación si el caudal hereditario podría estar sobreendeudado.
La repudiación debe declararse ante el tribunal sucesorio o formalizarse con firma legitimada ante notario. Los escritos informales, los correos electrónicos o los SMS no son jurídicamente suficientes.
La repudiación de la herencia puede tener sentido, en particular:
- cuando el caudal hereditario está sobreendeudado
- cuando la situación patrimonial no está clara
- por motivos fiscales
Antes de tomar una decisión, debería elaborarse, en la medida de lo posible, un inventario completo del caudal hereditario.
Certificado sucesorio (Erbschein): ¿necesario o no?
El certificado sucesorio es un documento público del tribunal sucesorio que acredita quién ha llegado a ser heredero y en qué proporción.
En muchos casos se solicita precipitadamente un certificado sucesorio, aunque no sea necesario en absoluto. Si existe un testamento notarial, a menudo basta ya con el acta judicial de apertura.
En cambio, un certificado sucesorio suele ser necesario:
- en caso de sucesión legal sin testamento
- en caso de testamentos privados
- cuando los bancos o las autoridades lo exigen expresamente
Los costes dependen del valor del caudal hereditario y pueden ascender a varios cientos de euros.
Comunicar el impuesto de sucesiones en el plazo de tres meses
Todo heredero está obligado a comunicar la adquisición por causa de muerte a la oficina tributaria (Finanzamt) competente en el plazo de tres meses. Esta obligación existe también cuando, debido a las exenciones, previsiblemente no se devengue ningún impuesto.
Hoy en día, la oficina tributaria suele tener conocimiento automático de la sucesión, por ejemplo a través de bancos, notarios u oficinas del registro de la propiedad. Quien omite la comunicación se arriesga a recargos por demora o a consecuencias fiscales.
Revisar y rescindir contratos
En las primeras semanas deberían revisarse todos los contratos en vigor:
- contrato de arrendamiento
- seguros
- afiliaciones y suscripciones
- domiciliaciones permanentes y cargos periódicos
Especialmente importante: los seguros de vida a menudo no se pagan a los herederos, sino a los beneficiarios designados expresamente.
Los tres documentos más importantes
Los documentos más importantes en una sucesión son:
- certificado médico de defunción (Totenschein)
- certificado de defunción (Sterbeurkunde)
- certificado sucesorio (Erbschein)
Cada uno de estos documentos cumple funciones distintas y en la práctica se confunden con frecuencia.
Errores frecuentes y costosos
En la práctica resultan especialmente problemáticos:
- retener o destruir testamentos
- solicitar precipitadamente un certificado sucesorio
- dejar transcurrir el plazo para repudiar la herencia
- olvidar la comunicación a efectos del impuesto de sucesiones
- seguir utilizando poderes bancarios tras el fallecimiento
- vaciar la vivienda precipitadamente
- pasar por alto los derechos de legítima
Precisamente los derechos de legítima (Pflichtteil) se subestiman con frecuencia. Los hijos o cónyuges desheredados pueden tener, pese a la desheredación, considerables derechos de crédito en dinero frente a los herederos.
Paso a paso durante las primeras semanas
Día 1
- avisar al médico
- obtener el certificado médico de defunción
- contratar la funeraria
- asegurar los documentos importantes
Días 2 a 7
- comunicar el fallecimiento al registro civil
- solicitar los certificados de defunción
- entregar el testamento en el tribunal sucesorio
- informar a la caja del seguro de enfermedad, al empleador y al seguro de pensiones
- organizar el entierro
Semana 2
- elaborar el inventario del caudal hereditario
- registrar íntegramente el patrimonio y las deudas
- preparar la decisión sobre la aceptación o la repudiación
Semanas 3 a 5
- en su caso, declarar la repudiación
- valorar la administración de la herencia (Nachlassverwaltung)
- solicitar el certificado sucesorio solo si es necesario
En el plazo de tres meses
- comunicar el impuesto de sucesiones a la oficina tributaria
Además, de forma continua hay que rescindir contratos, informar a las autoridades y, en su caso, organizar la comunidad hereditaria.
Asesoramiento jurídico en caso de sucesión
Muchos errores en una sucesión se producen ya en las primeras semanas y a menudo solo meses o años después dan lugar a considerables cargas económicas o conflictos familiares. Quien busca asesoramiento jurídico a tiempo puede evitar riesgos y proteger mejor el patrimonio familiar.
La sociedad de abogados Cocron GmbH & Co. KG (Múnich/Berlín) asesora a herederos, legitimarios y acreedores de la herencia en todas las cuestiones de derecho sucesorio: desde la repudiación de la herencia y el certificado sucesorio hasta la reclamación o la defensa frente a pretensiones de legítima.
