Ein Todesfall trifft Familien und Angehörige meist völlig unvorbereitet. Neben der emotionalen Belastung müssen innerhalb kurzer Zeit zahlreiche organisatorische und rechtliche Schritte erledigt werden. Viele Fristen sind gesetzlich streng geregelt, und Versäumnisse können erhebliche rechtliche oder finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Maßnahmen in chronologischer Reihenfolge, erklärt die häufig verwechselten Dokumente und zeigt typische Fehler auf, die in der Praxis besonders kostspielig werden können.
Die ersten Stunden: Was unmittelbar erledigt werden muss
Arzt verständigen – Ausstellung des Totenscheins
Verstirbt eine Person zu Hause, muss unverzüglich der Hausarzt oder der ärztliche Bereitschaftsdienst informiert werden. In Pflegeeinrichtungen oder Krankenhäusern übernimmt diese Aufgabe der diensthabende Arzt. Dieser stellt die ärztliche Todesbescheinigung aus, die umgangssprachlich meist als „Totenschein“ bezeichnet wird.
Dieses Dokument ist die zwingende Grundlage für sämtliche weiteren Schritte. Ohne Totenschein können weder die Meldung beim Standesamt noch die Bestattung oder spätere Nachlassangelegenheiten durchgeführt werden. Der Totenschein besteht aus einem vertraulichen Teil für das Gesundheitsamt sowie einem nicht vertraulichen Teil für die weiteren Behördenvorgänge. Angehörige müssen sich in der Regel nicht selbst um die Inhalte kümmern, da die Ausstellung normalerweise innerhalb weniger Stunden erfolgt.
Bestattungsunternehmen beauftragen
Sobald der Totenschein vorliegt, sollte ein Bestattungsunternehmen beauftragt werden. Ein professioneller Bestatter übernimmt zahlreiche organisatorische Aufgaben und entlastet die Familie erheblich. Dazu gehören insbesondere die Anmeldung des Sterbefalls beim Standesamt, die Beantragung der Sterbeurkunden, die Organisation der Trauerfeier und Bestattung sowie die Abstimmung mit Friedhof, Kirche, Krankenkasse und weiteren Stellen.
Wichtig ist dabei: Die Preisunterschiede zwischen einzelnen Bestattungsunternehmen können erheblich sein. Mehrere tausend Euro Differenz für vergleichbare Leistungen sind keine Seltenheit. Deshalb empfiehlt es sich, wenn möglich zwei oder drei Angebote einzuholen. Existiert bereits ein Bestattungsvorsorgevertrag oder ein Notfallordner mit den Wünschen des Verstorbenen, erleichtert dies die Organisation erheblich.
Wichtige Unterlagen sichern – aber vorsichtig
Bereits in den ersten Stunden sollten zentrale Unterlagen gesichtet und gesammelt werden:
- Personalausweis und Reisepass des Verstorbenen
- Stammbuch, Geburtsurkunde und gegebenenfalls Heiratsurkunde
- Versicherungspolicen, insbesondere Lebens-, Unfall- oder Sterbegeldversicherungen
- Testament, Erbvertrag, Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung
- Bankunterlagen, Kontokarten sowie vorhandene Notfallordner
Wichtig ist jedoch, dass die Unterlagen zunächst in der Wohnung verbleiben und nicht vorschnell „in Sicherheit gebracht“ werden. Denn das Mitnehmen von Nachlassgegenständen kann unter Umständen bereits als konkludente Annahme des Erbes gewertet werden. Das kann problematisch werden, wenn der Nachlass überschuldet ist.
Die ersten Tage nach dem Todesfall
Sterbefall beim Standesamt melden
Der Sterbefall muss spätestens am dritten Werktag nach dem Tod beim zuständigen Standesamt gemeldet werden. In der Praxis übernimmt dies häufig der Bestatter. Das Standesamt stellt anschließend die Sterbeurkunde aus.
Die Sterbeurkunde ist das zentrale amtliche Dokument, mit dem sich Angehörige gegenüber Banken, Versicherungen, Behörden oder der Rentenversicherung legitimieren. Empfehlenswert ist die Beantragung von mindestens sieben bis zehn Originalen, da viele Stellen keine Kopien akzeptieren. Nachbestellungen verursachen zusätzliche Kosten und benötigen meist mehrere Tage Bearbeitungszeit.
Testament beim Nachlassgericht abgeben
Wer ein Testament des Verstorbenen findet oder besitzt, ist gesetzlich verpflichtet, dieses unverzüglich beim zuständigen Nachlassgericht einzureichen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob man selbst Erbe ist oder möglicherweise enterbt wurde.
Das Testament darf weder geöffnet noch zurückgehalten oder vernichtet werden. Eine Unterdrückung oder Vernichtung kann sogar strafbar sein. Nach Eingang eröffnet das Nachlassgericht das Testament und informiert die Beteiligten. Besonders bei notariellen Testamenten reicht die gerichtliche Eröffnungsniederschrift später häufig bereits als Nachweis der Erbenstellung aus.
Wichtige Stellen informieren
Innerhalb der ersten Woche sollten insbesondere folgende Stellen schriftlich informiert werden:
- Krankenkasse
- Rentenversicherung oder Versorgungswerk
- Arbeitgeber des Verstorbenen
Witwen oder Witwer können unter Umständen Anspruch auf das sogenannte Sterbevierteljahr haben, bei dem die volle Rente des Verstorbenen für drei Monate weitergezahlt wird. Dieser Anspruch muss aktiv beantragt werden.
Bestattung organisieren
Die gesetzlichen Bestattungsfristen unterscheiden sich je nach Bundesland und liegen meist zwischen vier und zehn Tagen. Die gewünschte Bestattungsform richtet sich grundsätzlich nach dem dokumentierten oder mutmaßlichen Willen des Verstorbenen.
Die ersten Wochen: Wichtige Fristen beachten
Die Ausschlagungsfrist von sechs Wochen
Wer gesetzlicher oder testamentarischer Erbe wird, hat grundsätzlich sechs Wochen Zeit, die Erbschaft auszuschlagen. Die Frist beginnt, sobald man vom Erbfall und der eigenen Erbenstellung Kenntnis erlangt.
Wird die Frist versäumt, gilt das Erbe automatisch als angenommen. Das bedeutet auch, dass für sämtliche Nachlassschulden grundsätzlich mit dem eigenen Vermögen gehaftet wird. Deshalb sollte frühzeitig geprüft werden, ob der Nachlass möglicherweise überschuldet ist.
Die Ausschlagung muss entweder beim Nachlassgericht erklärt oder notariell beglaubigt werden. Formlose Schreiben, E-Mails oder SMS reichen rechtlich nicht aus.
Eine Ausschlagung kann insbesondere sinnvoll sein:
- bei überschuldetem Nachlass
- bei unklaren Vermögensverhältnissen
- aus steuerlichen Gründen
Vor einer Entscheidung sollte möglichst ein vollständiges Nachlassverzeichnis erstellt werden.
Erbschein – notwendig oder nicht?
Der Erbschein ist eine öffentliche Urkunde des Nachlassgerichts, die bestätigt, wer Erbe geworden ist und in welcher Höhe.
In vielen Fällen wird vorschnell ein Erbschein beantragt, obwohl dieser gar nicht erforderlich ist. Liegt ein notarielles Testament vor, genügt häufig bereits die gerichtliche Eröffnungsniederschrift.
Ein Erbschein wird dagegen meist benötigt:
- bei gesetzlicher Erbfolge ohne Testament
- bei privatschriftlichen Testamenten
- wenn Banken oder Behörden ausdrücklich darauf bestehen
Die Kosten richten sich nach dem Nachlasswert und können mehrere hundert Euro betragen.
Erbschaftsteuer innerhalb von drei Monaten anzeigen
Jeder Erbe ist verpflichtet, den Erwerb von Todes wegen innerhalb von drei Monaten dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn aufgrund von Freibeträgen voraussichtlich keine Steuer anfällt.
Das Finanzamt erhält heute häufig automatisch Kenntnis vom Erbfall, etwa durch Banken, Notare oder Grundbuchämter. Wer die Anzeige unterlässt, riskiert Säumniszuschläge oder steuerrechtliche Konsequenzen.
Verträge prüfen und kündigen
In den ersten Wochen sollten sämtliche laufenden Verträge überprüft werden:
- Mietvertrag
- Versicherungen
- Mitgliedschaften und Abonnements
- Dauerlastschriften und laufende Abbuchungen
Besonders wichtig: Lebensversicherungen werden häufig nicht an die Erben, sondern an ausdrücklich benannte Bezugsberechtigte ausgezahlt.
Die drei wichtigsten Dokumente
Die wichtigsten Unterlagen im Erbfall sind:
- Totenschein
- Sterbeurkunde
- Erbschein
Diese Dokumente erfüllen jeweils unterschiedliche Funktionen und werden in der Praxis häufig verwechselt.
Häufige und teure Fehler
Besonders problematisch sind in der Praxis:
- Testamente zurückhalten oder vernichten
- Vorschnell einen Erbschein beantragen
- Die Ausschlagungsfrist versäumen
- Die Erbschaftsteueranzeige vergessen
- Kontovollmachten nach dem Tod weiter nutzen
- Die Wohnung vorschnell räumen
- Pflichtteilsansprüche übersehen
Gerade Pflichtteilsansprüche werden häufig unterschätzt. Enterbte Kinder oder Ehepartner können trotz Enterbung erhebliche Geldansprüche gegen die Erben haben.
Schritt für Schritt durch die ersten Wochen
Tag 1
- Arzt verständigen
- Totenschein ausstellen lassen
- Bestatter beauftragen
- Wichtige Unterlagen sichern
Tage 2 bis 7
- Sterbefall beim Standesamt melden
- Sterbeurkunden beantragen
- Testament beim Nachlassgericht abgeben
- Krankenkasse, Arbeitgeber und Rentenversicherung informieren
- Bestattung organisieren
Woche 2
- Nachlassinventur erstellen
- Vermögen und Schulden vollständig erfassen
- Entscheidung über Annahme oder Ausschlagung vorbereiten
Wochen 3 bis 5
- Gegebenenfalls Ausschlagung erklären
- Nachlassverwaltung prüfen
- Erbschein nur bei Bedarf beantragen
Innerhalb von drei Monaten
- Erbschaftsteuer beim Finanzamt anzeigen
Darüber hinaus müssen laufend Verträge gekündigt, Behörden informiert und gegebenenfalls die Erbengemeinschaft organisiert werden.
Rechtliche Beratung im Erbfall
Viele Fehler im Erbfall entstehen bereits in den ersten Wochen und führen oft erst Monate oder Jahre später zu erheblichen finanziellen Belastungen oder familiären Konflikten. Wer frühzeitig rechtlichen Rat einholt, kann Risiken vermeiden und das Familienvermögen besser schützen.
Die Rechtsanwaltsgesellschaft Cocron GmbH & Co. KG (München/Berlin) berät Erben, Pflichtteilsberechtigte und Nachlassgläubiger in sämtlichen erbrechtlichen Fragen – von der Ausschlagung über den Erbschein bis hin zur Durchsetzung oder Abwehr von Pflichtteilsansprüchen.
